नेपाली व्यवसायका लागि पेटी क्यास व्यवस्थापन: व्यावहारिक गाइड

नेपालको हरेक कार्यालयमा त्यो दराज हुन्छ। चिया, फोटोकपी, कुरियर, र अचानक बोलाइएको इलेक्ट्रिसियनका लागि केही हजार रुपैयाँ राखिने दराज। पेटी क्यास साँच्चै उपयोगी छ, र सँगसँगै, धेरैजसो कम्पनीमा वित्तीय सञ्चालनको सबैभन्दा बढी चुहिने भाग पनि यही हो। प्रायः कसैले चोरेर होइन, तर पैसा ठ्याक्कै कहाँ गयो भनेर कसैले भन्न नसक्ने भएर।

यहाँ नेपाली व्यवसायहरूका लागि काम गर्ने व्यावहारिक प्रणाली छ, चाहे तपाईं एउटा कार्यालय चलाउनुहुन्छ वा बाह्र शाखा।

पेटी क्यास किन चुहिन्छ

लगभग सधैं, तीन कारणले:

1. निश्चित रकम (float) छैन। पैसा "सकिएपछि" थपिन्छ, त्यसैले मिलान गर्ने आधार नै हुँदैन।
2. एउटै जिम्मेवार व्यक्ति छैन। दराज तीन जनाले खोल्न सक्छन्, त्यसैले कोही पनि जवाफदेही हुँदैन।
3. रसिदको अनुशासन छैन। साना खर्चहरू लेख्नै नपर्ने जस्ता लाग्छन्, र महिनाको पचासवटा बेहिसाब साना खर्च चुपचाप ठूलो रकम बन्छ।

यी तीनवटा कुरा मिलाउनुभयो भने पेटी क्यास मिलिसक्यो।

चरण १: निश्चित float तोक्नुहोस्

Imprest प्रणाली पुरानो, साधारण, र प्रभावकारी छ। बाकसका लागि एउटा निश्चित रकम तोक्नुहोस्, मानौं १५,००० रुपैयाँ। त्यो अङ्क कहिल्यै बदलिँदैन। पैसा घट्दै जाँदा फेरि ठ्याक्कै १५,००० पुर्‍याएर भर्नुहोस्, र थपिने रकम अघिल्लो पटकदेखि जम्मा भएका रसिदहरूको योगसँग बराबर हुनुपर्छ। बाकसबाट ९,२०० रुपैयाँ गएको छ भने ९,२०० रुपैयाँकै रसिद हुनुपर्छ। Float आफैं नियन्त्रणको औजार बन्छ।

Float को आकार करिब दुईदेखि चार हप्ताको सानो खर्च धान्ने गरी राख्नुहोस्। धेरै ठूलो भयो भने जथाभावी प्रयोग निम्त्याउँछ; धेरै सानो भयो भने बारम्बार भर्नुपर्छ।

चरण २: हरेक बाकसको एउटै जिम्मेवार व्यक्ति

हरेक क्यास बाकसको ठ्याक्कै एक जना जिम्मेवार व्यक्ति (custodian) हुन्छ: कार्यालय सहायक, शाखा प्रशासक, जो भरपर्दो रूपमा उपस्थित हुन्छ। पैसा उसैले मात्र दिन्छ, र हरेक भुक्तानीमा मिति, रकम, प्रयोजन, र लिनेको हस्ताक्षर भएको भौचर बन्छ। बुटवलको शाखामा बाकस छ भने त्यसको जिम्मा बुटवलकै कसैको नाममा हुन्छ। साझा जिम्मेवारी भनेको कसैको पनि जिम्मेवारी होइन।

चरण ३: सही बिल माग्नुहोस्

सबैभन्दा साना खर्चबाहेक अरूमा आपूर्तिकर्तासँग PAN बिल माग्नुहोस्। यो देखावटी कागजी प्रक्रिया होइन: सही बिलले नै तपाईंको लेखापाललाई यी खर्चहरू कर कट्टीयोग्य लागतका रूपमा राख्न दिन्छ, र अडिटरले माग्ने पनि त्यही हो। सरल नियम बनाउनुहोस्, जस्तै: ५०० रुपैयाँभन्दा माथि, PAN बिल छैन भने सोधभर्ना छैन। मानिसहरू एक हप्तामै बानी पार्छन्।

चरण ४: हरेक पटक भर्नुअघि मिलान गर्नुहोस्

पैसा थप्नुअघि जिम्मेवार व्यक्तिले बाकस गन्छ र रसिदहरू राख्छ। नगद जोड रसिद बराबर float हुनुपर्छ। गन्ती दुई जनाको रोहबरमा गर्नुहोस् र नतिजा टिपोट गर्नुहोस्, सामान्य कापीमा भए पनि। यसमा दस मिनेट लाग्छ र यही नै सम्पूर्ण पूर्व-चेतावनी प्रणाली हो: पहिलो भराइमै भेटिएको फरक एउटा कुराकानी हो, छ महिनापछि भेटिएको फरक सङ्कट हो।

चरण ५: आकस्मिक जाँच

तीन-चार महिनामा एक पटक, जिम्मेवार व्यक्तिबाहेक अरू कसैले अघोषित रूपमा बाकस गनोस्। धेरै शाखा भएको कम्पनीमा यो काम मुख्य कार्यालयको फाइनान्सले शाखा भ्रमणमा गर्छ। उद्देश्य शङ्का होइन; जाँचिन्छ भन्ने थाहा भएको प्रणालीमा सबैको व्यवहार राम्रो हुन्छ, इमानदार मानिसहरूको पनि, जसले अङ्क तलमाथि पर्दा दोषबाट जोगाउने प्रणाली पाउनुपर्छ।

बाकसले नधान्ने भइसकेको सङ्केतहरू

• शाखाहरूमा गरेर दुई-तीनवटाभन्दा बढी बाकस छन्
• महिनाको अन्त्यको मिलानमा कसैले व्याख्या गर्न नसक्ने फरक नियमित देखिन्छ
• कर्मचारीले आफ्नै खल्तीबाट तिरेर हप्तौं सोधभर्ना कुर्छन्
• उही श्रेणीहरू (इन्धन, खाजा, यातायात) बढ्दै जान्छन् र किन भनेर कसैलाई थाहा छैन
• तपाईंको लेखापालले हरेक महिना दिनौं लगाएर कागजी भौचर Excel मा फेरि प्रविष्टि गर्छ

यीमध्ये हरेक सङ्केतले भन्छ: क्यास बाकस अहिलेको भन्दा सानो कम्पनीका लागि बनेको थियो।

बाकसभन्दा अगाडि

माथिको प्रणाली सानो कार्यालयमा कागजमै राम्ररी चल्छ। शाखाहरू बढ्दै जाँदा कागज नै अवरोध बन्छ: भौचर भौतिक रूपमा नआइपुगेसम्म मुख्य कार्यालयले शाखाको खर्च देख्दैन, स्वीकृति घटना भइसकेपछि हुन्छ वा हुँदै हुँदैन, र मिलानले लेखापालको हप्ता खान्छ।

त्यही दृश्यताको खाडल खर्चाई ले पुर्छ: कर्मचारीले फोनबाटै रसिदको फोटोसहित खर्च पेश गर्छन्, तपाईंले तोकेका नियमअनुसार app भित्रै स्वीकृति हुन्छ, र हरेक शाखाको खर्च त्यही दिन मुख्य कार्यालयले देख्ने एउटै खातामा बस्छ। चिया र फोटोकपीका लागि पेटी क्यासको दराज रहिरहोस्। बाँकी सबैका लागि प्रणाली चाहिन्छ। Early access का लागि प्रतीक्षा सूचीमा सामेल हुनुहोस्।