के खर्च व्यवस्थापन सफ्टवेयरलाई नेपालमा IRD स्वीकृति चाहिन्छ?

नेपालमा व्यवसायका लागि सफ्टवेयर खोज्नुभएको छ भने यो ब्याज देखेकै हुनुहुन्छ: "IRD Approved"। लेखा सफ्टवेयर, बिलिङ प्रणाली, र POS सफ्टवेयरमा यो देखिन्छ, र स्वाभाविक प्रश्न उठ्छ: खर्च व्यवस्थापन सफ्टवेयर छनोट गर्दा त्यसलाई पनि IRD स्वीकृति चाहिन्छ?

छोटो जवाफ: चाहिँदैन। र किन चाहिँदैन भन्ने बुझ्नुभयो भने सफ्टवेयर बिक्रेताहरूको मार्केटिङ दाबीलाई अझ स्पष्ट आँखाले हेर्न सक्नुहुनेछ।

IRD के हो

IRD भनेको आन्तरिक राजस्व विभाग हो, नेपालको कर प्रशासन गर्ने निकाय। यसले आयकर, VAT, र PAN दर्ता व्यवस्थापन गर्छ, र व्यवसायहरूले आफ्ना ग्राहकलाई कसरी बीजक जारी गर्छन् भन्ने नियमन गर्छ।

"IRD Approved" को वास्तविक अर्थ

बिक्रेताहरूले प्रचार गर्ने स्वीकृति विद्युतीय बीजक सम्बन्धी कार्यविधि, २०७४ बाट आउँछ। सरल भाषामा यसले भन्छ: तपाईंको व्यवसायले ग्राहकलाई कागजको सट्टा विद्युतीय रूपमा बीजक जारी गर्छ भने, त्यो काम गर्ने सफ्टवेयर IRD मा सूचीकृत हुनुपर्छ र विभागका सर्तहरू पूरा गर्नुपर्छ। ती सर्तहरूमा आर्थिक वर्ष अनुसारको बीजक क्रमांक, केही पनि चुपचाप मेटाउन नमिल्ने अभिलेख, र IRD को केन्द्रीय बिलिङ अनुगमन प्रणाली (CBMS) मा बिक्री तथ्याङ्क पठाउने क्षमता पर्छन्।

यो लेख्दासम्म, ठूला व्यवसायहरूलाई विद्युतीय बिलिङ अनिवार्य गरिएको छ: सामान्यतया वार्षिक कारोबार १० करोड रुपैयाँभन्दा माथि, र होटल-रेस्टुरेन्ट जस्ता क्षेत्रमा ५ करोडभन्दा माथि। साना व्यवसायले स्वेच्छाले अपनाउन सक्छन्। नियमहरू बदलिन्छन्, त्यसैले हालको सीमा IRD वा आफ्नो अडिटरसँग पुष्टि गर्नुहोस्।

यहाँ ध्यान दिनुपर्ने कुरा: यो सबै बिक्री बीजक को विषय हो। तपाईंको व्यवसायले ग्राहकलाई जारी गर्ने, VAT बोक्ने, र सरकारको राजस्व प्रणालीमा पुग्ने बिलहरू। स्वीकृतिको दायरा त्यति नै हो।

खर्च व्यवस्थापन सफ्टवेयर किन फरक छ

खर्च व्यवस्थापन सफ्टवेयरले उल्टो दिशा हेर्छ। यसले कम्पनीबाट बाहिरिने पैसा ट्र्याक गर्छ: कर्मचारीको ट्याक्सी भाडा, कार्यालयको इन्टरनेट बिल, डेलिभरी भ्यानको इन्धन। यसले तपाईंका आपूर्तिकर्ताहरूले तपाईंलाई जारी गरेका बिलहरू अभिलेख गर्छ। यसले कर बीजक जारी गर्दैन, त्यसैले विद्युतीय बीजक कार्यविधि अन्तर्गत IRD ले प्रमाणित गर्ने कुरै छैन।

त्यसैले कुनै खर्च व्यवस्थापन उपकरणमा "IRD Approved" ब्याज छैन भने केही पनि छुटेको होइन। यो ब्याज यस श्रेणीको सफ्टवेयरमा लागूनै हुँदैन, जसरी मोटरसाइकललाई डुङ्गाको लाइसेन्स चाहिँदैन।

तपाईंको खर्च अभिलेखका लागि साँच्चै के महत्त्वपूर्ण छ

यसको मतलब कर अनुपालन खर्चसँग असम्बन्धित छ भन्ने होइन। महत्त्वपूर्ण छ, तर फरक तरिकाले:

• आपूर्तिकर्ताबाट सही बिल लिनुहोस्। खर्चलाई कर कट्टीयोग्य लागतका रूपमा दाबी गर्न सामान्यतया आपूर्तिकर्ताको PAN वा VAT बिल चाहिन्छ। PAN नम्बर नभएको हस्तलिखित कागजले तपाईंको कट्टीलाई कमजोर बनाउँछ।
• रसिदहरू भेटिने ठाउँमा राख्नुहोस्। अडिटर वा कर अधिकृतले गत फागुनको कुनै खर्चबारे सोध्दा "यी बाकसहरूमध्ये कुनैमा छ" जवाफ होइन। हरेक खर्चसँग जोडिएको डिजिटल रसिद चाहिँ जवाफ हो।
• लेखापरीक्षण अभिलेख राख्नुहोस्। खर्च कसले पेश गर्‍यो, कसले स्वीकृत गर्‍यो, कहिले भुक्तानी भयो, र पछि केही सम्पादन भयो कि भएन। यसले आन्तरिक र बाह्य दुवै विवादमा तपाईंलाई जोगाउँछ।
• अभिलेख सुरक्षित राख्नुहोस्। अडिटरले सुझाएको अवधिसम्म रेकर्ड राख्नुहोस्; वर्षौं पुरानो इतिहास पनि खोज्दा सजिलै भेटिनुपर्छ।

खर्चाई ले ठ्याक्कै यही काम गर्छ: हरेक खर्चसँग रसिदको फोटो, स्वीकृतिको इतिहास, र खाता प्रविष्टि जोडिएर बस्छ, ताकि तपाईंको लेखापाल र अडिटरलाई चाहिने प्रमाणहरू टोलीले काम गर्दै जाँदा आफैं बन्दै जान्छन्।

फेरि पनि, छोटो जवाफ

बिलिङ सफ्टवेयरले बीजक जारी गर्छ, त्यसैले त्यसलाई IRD सूचीकरण चाहिन्छ। खर्च व्यवस्थापन सफ्टवेयरले खर्चको अभिलेख राख्छ, त्यसैले चाहिँदैन। तपाईंको खर्च प्रक्रियालाई चाहिने कुरा अनुशासन हो: आपूर्तिकर्ताका वास्तविक बिल, भण्डारण गरिएका रसिद, र कसैले चुपचाप बदल्न नसक्ने स्वीकृति अभिलेख।

अन्त्यमा एउटा इमानदार खुलासा: हामी सफ्टवेयर बनाउँछौं, कर सल्लाह होइन। तपाईंको विशेष कर अवस्थाका निर्णयहरूका लागि आफ्नो अडिटर वा IRD सँग सिधै कुरा गर्नुहोस्। र ती कुराकानीहरू सजिलो बनाउने खर्च अभिलेख चाहनुहुन्छ भने, खर्चाईको प्रतीक्षा सूचीमा सामेल हुनुहोस्।